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Un système simple de commande avec Excel

Voici un système très simple et très facile à implanter comme premier pas pour être plus efficient dans la préparation de vos commandes et votre gestion des achats. Ce système est composé d’une feuille excel que vous imprimez et faites remplir lorsque vous devez faire une commande.

Voici un diagrame qui explique le processus : 

Processus de gestion des achats simple et efficace

Étape 1 – Déterminer le niveau d’inventaire souhaité

Premièrement, pendant la saison morte, un gestionnaire détermine combien d’inventaire garder pour chacun des produits. C’est le niveau d’inventaire souhaité. 

Ce niveau est déterminé en regardant les commandes de l’année précédente et en regardant les achats dans les épiceries pour savoir quand vous avez manqué de stock et combien vous auriez du en commander pour ne pas en manquer.  C’est à vous en tant que proprio ou chef de déterminer combien vous voulez de marge de manoeuvre selon le type de produit (sec, congelé, frais, produit beaucoup utilisé ou non, etc.).

Gardez ça très simple et basique, l’important ici est d’avoir un chiffre de base que vous ré-ajusterez selon ce que ça va donner pour arriver éventuellement à votre niveau optimal.

Avoir un chiffre pour guider la commande est mieux que de ne pas en avoir, surtout si vous devez un jour faire faire la commande par quelqu’un d’autre qui n’est pas habitué parce que vous êtes absent pour une semaine. 

Étape 2 – Prendre l’habitude de faire un inventaire avant de faire la commande

Disons que vos fournisseurs livrent 2 fois par semaine. Avant de faire votre commande, Vous faites un tour rapide de vos endroits de stockage et vous comptez ce qu’il vous reste.  Vous commandez la différence entre le niveau d’inventaire souhaité et l’inventaire en main. Aussi simple que ça.  Voici un fichier excel que nous vous offrons comme modèle :

Modèle de formulaire de bon de commande Excel (4186)

Vous pouvez créer plusieurs versions du fichier, par exemple une pour votre commande du lundi, une autre pour la commande du jeudi et ainsi de suite selon vos besoins.

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